ลูกค้า และดำเนินการไปจนถึง การส่งสินค้า, การออกใบแจ้งหนี้, และเก็บเงิน
นี่เองทำให้ ERP ถูกจัดว่าเป็นซอฟท์แวร์สำหรับ back-office โดยปกติ ERP นี้
จะไม่ได้จัดการงานส่วนหน้า , เช่นการขายและการตลาดถึงแม้ว่าในระยะหลังนี้
บริษัทผู้จำหน่ายซอฟท์แวร์หลายรายได้เพิ่มฟังก์ชั่นเช่นนั้นเข้าไปด้วย, แต่ ERP
ส่วนใหญ่จะ รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า แล้วก็ช่วยทำงานทุกขั้นตอนในการจัดการ
ให้เป็นไปตามคำสั่งสินค้านั้น ในขณะที่พนักงานขายใส่ข้อมูลใบสั่งสินค้าเข้าไป
ในระบบ ERP, พนักงานขายผู้นั้นจะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการดำเนินการ
เกี่ยวกับใบสั่งสินค้านั้น เช่นสถานะเครดิตและประวัติการสั่งสินค้าของลูกค้า,
ข้อมูลระดับสินค้าคงคลัง และกำหนดการรถส่งสินค้าของส่วนจัดส่งสินค้า เป็นต้น
นั่นคือความใฝ่ฝันที่เราอยากได้จาก ERP แต่ในความเป็นจริงนั้นอะไรๆ มันไม่ได้
ราบเรียบขนาดนั้น ลองกลับมาพิจารณาดู การทำงานในองค์กรธุรกิจปกติทั่วๆไป
ถึงแม้ว่าจะไม่มีประสิทธิภาพมากนัก แต่มันก็ง่ายๆ คือ แผนกการเงินก็ทำเรื่องการ
เงิน, แผนกคลังสินค้าก็ทำแต่เรื่องของคลังสินค้าไป ต่างคนต่างทำเรื่องของตัว
เองไม่เกี่ยวกัน ถ้ามีอะไรผิดพลาดเกิดขึ้นนอกแผนกของตัวเอง ก็เป็นความรับผิด
ชอบของคนอื่นไป ไม่ใช่ของฉัน ลักษณะนี้เป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นในบริษัททั่วๆไป
แต่สิ่งเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นกับบริษัทที่ใช้ระบบ ERP เลยเพราะพนักงานขายที่กำลัง
รับคำสั่งซื้อของลูกค้าจะไม่ใช่เป็นเพียงพนักงานพิมพ์ดีด ที่กำลังพิมพ์ข้อมูลของ
ใครบางคน เข้าไปในคอมพิวเตอร์แล้วก็กด enter หน้าจอคอมพิวเตอร์ของระบบ
ERP จะทำให้พนักงานขายคนนั้นกลายเป็นนักธุรกิจ ERP จะแสดงข้อมูลสถานะ
เครดิตของลูกค้า ด้วยข้อมูลจากแผนกการเงิน และระดับสินค้าคงคลังจากคลัง
สินค้า ช่วยให้พนักงานขายนั้นสามารถตัดสินใจได้ว่า ลูกค้าคนนี้จะจ่ายเงินได้ตรง
เวลาหรือไม่, หรือ สินค้าตามใบสั่งซื้อนั้นจะถูกส่งให้ลูกค้าได้ทันเวลาหรือไม่ ซึ่ง
พนักงานขายในอดีตจะไม่สามารถตัดสินใจทำนองนี้ได้เลย ต้องโทรมาถาม การ
เงินบ้าง, คลังสินค้าบ้าง เพราะการตัดสินใจทำนองนั้น มันกระทบแผนกอื่นๆ ทั้ง
บริษัท แต่ไม่ใช่แค่พนักงานขายเท่านั้น ที่จะได้รับการยกระดับการทำงาน ผู้คนใน
คลังสินค้าที่เคยเก็บสินค้าคงคลังไว้ในหัวของเขา หรือเก็บไว้ในเศษกระดาษย่อยๆ
ก็จะต้องเปลี่ยนไปเก็บข้อมูลนั้นแบบออนไลน์ ถ้าไม่เช่นนั้น พนักงานขายก็จะเห็น
ว่าไม่มีของในสต๊อค หรือเห็นว่ามีสต๊อคต่ำเกินไป จากจอคอมพิวเตอร์ของตัวเอง
แล้วก็บอกลูกค้าว่าของหมดหรือของมีไม่พอส่ง ซึ่งเป็นการเสียโอกาสการขาย
ความสำนึกในหน้าที่, ความรับผิดชอบ และการสื่อสารของพนักงาน ไม่เคยถูกทด
สอบถึงขนาดนี้มาก่อนเลย
คนไม่ชอบเปลี่ยนแปลง. แต่การนำ
ERP
เข้ามาใช้นั้น ต้องการการเปลี่ยนแปลงวิธี
ที่ผู้คนทำงาน นั่นเองที่ทำให้ยากที่จะชี้ให้เห็นคุณค่าของการใช้ ERP
ตัวซอฟท์แวร์
นั้น สำคัญน้อยกว่าการเปลี่ยนแปลงวิธีที่บริษัททำธุรกิจ
ถ้าคุณใช้
ERP
เพื่อปรับปรุง วิธีที่คนของคุณรับคำสั่งสินค้า, ผลิตสินค้า, ส่งสินค้า และเก็บเงินจากลูกค้า
คุณก็จะเห็นค่าของซอฟท์แวร์มาก
แต่ถ้าเพียงแต่ติดตั้งซอฟท์แวร์แล้วไม่ได้เปลี่ยนแปลงอะไรเลย คุณก็อาจจะไม่เห็นค่าอะไรของมันเลย และจริงๆ แล้วการติดตั้งซอฟท์แวร์ใหม่ โดยไม่ได้เปลี่ยนแปลงวิธีทำงานจะทำให้การทำงานช้าลงไปอีก
เพราะคนไม่รู้จักวิธีทำงานของซอฟท์แวร์ใหม่ ต้องเสียเวลาฝึกฝนกันใหม่