ข้อมูลต่อไปนี้ เป็นคำแนะนำเบื้องต้น สำหรับการนำคอมเปียร์ไปใช้งานอย่างรวดเร็ว และง่ายๆ แต่คำแนะนำ ทั้งหมดนั้น เป็นคำแนะนำสำหรับโครงการทั่วๆไปด้วย ไม่ใช่จะใช้ได้กับคอมเปียร์อย่างเดียวเท่านั้น เพียงแต่ ว่าคอมเปียร์ทำให้งานมันง่ายขึ้นเท่านั้น
1. สร้างระบบต้นแบบ
ซอฟท์แวร์ทุกตัวนั้น มีวิธีนำไปใช้งานให้ได้ผลตามแบบของมันเอง
ถ้าคุณบังคับให้ SAP ทำงานให้เหมือน Oracle Apps
หรือเหมือนวิธีทำงานที่คุณกำลังใช้อยู่
คุณก็กำลังเพิ่มความเสี่ยงที่จะล้มเหลว
ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นกับการประยุกต์ใช้ Oracle, SAP, หรือ PeopleSoft,
เป็นต้นนั้น ส่วนใหญ่เกิดขึ้นจากสาเหตุในทำนองนี้
และการล้มเหลวหลายครั้งไม่ได้มีสาเหตุมาจากตัวซอฟท์แวร์ เลย
แต่มาจากความมุ่งหวังที่เกินจริง และทัศนคติที่ไม่อ่อนตัวของผู้ดำเนินโครงการ
หรือของลูกค้า
ดังนั้น,เพื่อความสำเร็จ, คุณจำเป็นต้องมีระบบทดลอง
สำหรับการเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดที่จะให้ได้วัตถุประสงค์ ของคุณ
และเพื่อลองทางเลือกอื่นๆที่ต่างออกไป ถ้าคุณข้ามขั้นตอนนี้
ระบบใช้งานของคุณก็จะกลายเป็น ระบบต้นแบบไป
แต่กรณีของคอมเปียร์เรื่องนี้จะไม่มีผล คอมเปียร์จะยังคงทำงานได้อย่างดี
คุณเพียงแต่ จะมีข้อมูลทดลองอยู่ในระบบเท่านั้น
2. ใช้ Use Cases
"Use Case" เป็น diagram เพื่อจำลองกระบวนการทางธุรกิจ เช่น
การรับคำสั่งสินค้า, การรับเงิน, การส่งสินค้า เป็นต้น โดยพื้นฐาน "Use Case"
เป็นรายการของสิ่งต่างๆที่คุณทำในธุรกิจของคุณ สร้างมันขี้นมาในความสำคัญ 3
ระดับคือ
(1) วิกฤต - กระบวนการพื้นฐานของธุรกิจ
ซึ่งจำเป็นในการดำเนินธุรกิจของคุณ
(2) สะดวก - กระบวนการที่ทำให้ธุรกิจของคุณเร็วขึ้น,
ง่ายขึ้น, มีประสิทธิผลมากขึ้น
(3) สนับสนุน - กระบวนการที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ถูกต้อง
เช่น การออกรายงาน, การวิเคราะห์ เป็นต้น
แต่มันน่าแปลกใจ ที่มีบางโครงการให้ระดับความสำคัญที่ตรงกันข้ามโดยสิ้นเชิง
คือเน้นให้ความสำคัญที่ ระบบช่วยตัดสินใจ (3) สูงสุด แต่ (3)
นั้นจะช่วยตัดสินใจได้ก็ต้องมีข้อมูลในระดับดีเสียก่อน ซึ่ง (1) นั้น
จะช่วยให้คุณมีข้อมูลในระดับดีพอที่ (3) จะช่วยตัดสินใจได้
ในเรื่องนี้ลองพิจารณาดูให้ดีว่ามี (3) อยู่กี่ระบบ
ที่ไม่สามารถจะคอยให้เริ่มระบบใช้งานเสียก่อนได้
ดังนั้น ระบบต้นแบบจะสิ้นสุดเมื่อไร
ก็ขึ้นกับระดับความเสี่ยงที่ยอมได้ของคุณ อย่างน้อยที่สุดระบบ (1)
ทั้งหมดต้องทำงานได้อย่างดี เมื่อนั้นคุณจะได้ความรู้สึกที่ดีขึ้น
และมีความคิดดีๆ ว่ามีอะไรบ้าง ที่คุณจะทำได้ในระดับ (2) และ (3)
เมื่อมีระบบในกลุ่ม (1) ทำงานได้แล้วเท่านั้น คุณจึงจะแน่ใจได้ว่า
คุณจะไม่ทำให้เกิดผลในทางลบขึ้น
3.ใช้การพัฒนาแบบซ้ำๆ
(Iterative
Development)
ลองพิจารณาวงจรนี้:
1. ตั้งเป้าหมายเล็กๆ
สำเร็จได้ใน 2-3 วัน
2.
ทำให้มันทำงานได้
3. เรียนรู้จากมัน เพื่อการพัฒนาในรอบต่อไป
เทียบกับอีกวิธีหนึ่ง
วิธีทำครั้งเดียวทั้งหมด คือทำให้ทุกๆ
อย่างทำงานได้ในครั้งเดียว วิธีนี้เป็นเป้าหมาย ที่สำเร็จได้ยาก
เพราะต้องมีบางอย่างที่คุณไม่สามารถจะทำให้มันถูกต้องได้ในครั้งแรก
ทั้งระบบจึงยังคง ทำงานไม่ได้ ดังนั้นขั้นตอนเล็กๆ
ก็จะทำให้เกิดความสำเร็จเล็กๆ ได้ง่ายๆ หรือถ้าเกิดความผิดพลาดขึ้น
ก็แก้ไขได้รวดเร็ว
4.ให้ผู้ใช้ทุกคนมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่ม
การเปลี่ยนแปลงนั้น
หลายๆ ครั้งก็ไม่เป็นที่ยอมรับกันนัก หลายๆ โครงการเน้นที่ "super
users" หรือ "ตัวแทนผู้ใช้"
เท่านั้น ซึ่งมักจะจำกัดการกระทบกระเทือน
กับการปฏิบัติงานตามปกติ อันนี้จะใช้ได้ ในระดับหนึ่ง
แต่ทางที่ดีต้องให้ทุกคนมีส่วนร่วมเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้
ในช่วงสิ้นสุดการใช้ต้นแบบเป็นจังหวะเหมาะ
สำหรับการนำเสนอเป็นการทั่วไป ตรงนี้ผู้ใช้สามารถใช้ หรือทดสอบได้
โดยไม่มีผลลบติดตามมาภายหลัง และคุณจะได้การยืนยันอย่างอ้อมๆ
ว่าทุกระบบในกลุ่ม (1) นั้นยอมรับได้แล้ว ดังนั้นขอให้จัดการนำเสนอคอมเปียร์
ในทุกๆที่ ที่คุณและ super users ของคุณ สามารถแสดง
solution ของคุณได้ และให้ทุกๆคนได้ดูและทดลองด้วยตัวของเขาเอง
เรื่องจริงในทางปฏิบัติ
อย่าคอยให้ทุกอย่างได้รับการแก้ไข สิ่งนั้นอาจไม่เกิดขึ้นเลย
ดังนั้นหลังจากคุณจบขั้นตอนระบบต้นแบบ แล้วก็เริ่มใช้ระบบใหม่ด้วยข้อมูลจริง
ความท้าทายในช่วงนี้คือ การย้ายข้อมูล
(แต่ต้องจำไว้ว่าคุณต้องแก้ปัญหาวิกฤตอื่นๆได้หมดแล้ว)
จากระบบเดิมเข้าไปในคอมเปียร์ และทำให้การปรับแต่งที่จำเป็นทั้งหลายทำงานได้
ส่วนสำคัญอันหนึ่ง คือ
การจัดให้มีการประชุมกลุ่มย่อยเพื่อทดลองใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะให้โอกาส
ผู้ใช้ได้เรียนรู้และทดลองใช้ระบบในแง่มุมต่างๆ ได้
จัดให้มีการประชุมเช่นนี้อย่างน้อย 3 ครั้ง ซึ่งจำนวนครั้ง
จะมากน้อยเท่าใดนั้น ก็ขึ้นอยู่กับความสลับซับซ้อนของโครงการของคุณ
การประชุมนี้ควรจะไม่นานนัก
และช่วยกระจายข่าวและทำให้การปรับเปลี่ยนระบบง่ายขึ้น
การประชุมนี้ยังเป็นการทดสอบกระบวนการ backup
และกระบวนการกู้ระบบของคุณได้อย่างดี นอกจากนี้
ยังมีอีกเรื่องหนึ่งที่ควรจะได้มีการฝึกฝนเอาไว้ คือการ upgrade
และการติดตั้ง patch ถึงแม้คอมเปียร์
จะทำให้เรื่องเหล่านี้ง่ายแล้ว
แต่ก็ยังจำเป็นที่จะต้องกำหนดกระบวนการไว้และฝึกหัดให้คุ้นเคย
การนำระบบไปใช้งานจริง
คำถามที่สำคัญอันหนึ่งคือ :
ขณะนี้ระบบยังอยู่ในขณะทดลองใช้ขนานกับระบบเดิมหรือไม่?
ทุกคนรู้ว่า การทดลองใช้ขนานกับระบบเดิมนั้น หมายถึงการทำงาน 2 เท่า
ดังนั้นในขณะทำการประชุมกลุ่มย่อย เพื่อทดลองใช้งาน ให้สอบทานกับผู้ใช้ว่า
เขาเหล่านั้นรู้สึกสบายใจที่จะเปลี่ยนระบบแล้วหรือยัง
ระบบขณะใช้งานจริง
ขณะนี้ระบบของคุณก็อยู่ในการใช้งานจริงแล้ว
คุณจะมีเวลาและความรู้พอที่จะเริ่มต้นการตรวจสอบ
ว่าคอมเปียร์สามารถช่วยในด้านกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณอย่างไร
อันนี้จะช่วยให้คุณได้ใช้ความสามารถต่างๆของคอมเปียร์ได้ดีขึ้น เพราะคุณเข้าใจในระบบมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะวางแผนอย่างระมัดระวังแค่ไหน ก็ยังจะต้องพบปัญหาอยู่บ้างไม่ช้าก็เร็ว แต่คุณก็ไม่ต้องตระหนกตกใจไป เพราะการประชุมกลุ่มย่อยเพื่อทดลองใช้ระบบ จะเป็นพื้นฐานอย่างดี ในการจัดการ ปัญหาเหล่านั้น